Willst du ein Unternehmen effizient und zielführend leiten, ist eine gut durchdachte Unternehmensorganisation unerlässlich. Sie gibt die Regeln und Strukturen des Unternehmens vor – und vereinheitlicht und integriert, was durch Arbeitsteilung auseinanderstreben würde. Dabei unterscheidet man vor allem zwischen der Aufbau- und der Ablauforganisation.
Unterschiede und Zusammenhänge der Aufbau- und Ablauforganisation
Während die Aufbauorganisation die Rahmenbedingungen festlegt (welche Aufgaben werden von welchen Personen übernommen? Mit welchen Entscheidungskompetenzen sind diese Personen ausgestattet?), regelt die Ablauforganisation die innerhalb dieses Rahmens ablaufenden Arbeits- und Informationsprozesse. Die Ablauforganisation bildet zusammen mit der Aufbauorganisation die Unternehmensorganisation.
Dies aber nur als kleiner theoretischer Exkurs am Rande. Ich möchte mich in diesem Beitrag dem Thema auf praktische Weise nähern – und dir konkrete Empfehlungen für deine Unternehmensorganisation an die Hand geben. Darum kommen hier meine persönlichen
7 Tipps für die erfolgreiche Gestaltung einer Aufbau- und Ablauforganisation
1. Einen strategischen Anker setzen
Ein erster Schritt ist es, sich mit der Geschäftsstrategie zu befassen, denn sie ist der maßgebliche Gestaltungsparameter für die Aufbauorganisation.
Mein Tipp: Du solltest dir also in diesem Zusammenhang erstmal die Frage stellen, welches strategische Ziel und der dadurch folgende Handlungsbedarf in den nächsten fünf Jahren der Game-Changer für dein Unternehmen sein wird.
2. Die unterschiedlichen Optionen für die Aufbauorganisation bewerten
Aus der Geschäftsstrategie kannst du typischerweise zwei bis drei Varianten ableiten, wie du die Aufbauorganisation aufsetzen könntest. Egal, um welche Art von Aufbauorganisation es geht – du solltest dir immer vor Augen halten, dass es keine richtige, falsche oder perfekte Struktur gibt!
Mein Tipp: Versuche daher nicht, von Anfang an die richtige Aufbauorganisation zu finden, sondern unterschiedliche Optionen nebeneinander zu stellen und ganz sachlich mit allen Vor- und Nachteilen zu bewerten.
3. Verschiedene Annahmen treffen
Nun liegt es nahe, zu überlegen, wie man die Nachteile, die die unterschiedlichen Optionen der Aufbauorganisation haben, kompensieren könnte. Nach dem Motto „What you need to believe“ solltest du dir folgende Frage stellen: „Was müsste die Unternehmensführung tun, um die Nachteile, die eine jeweilige Option hat, zu kompensieren oder zu entschärfen?“
Mein Tipp: Stelle für jede Option ein Modell als logische Kette auf, die aufzeigt, wie die Organisation dann trotz der potenziellen Nachteile erfolgreich funktionieren könnte.
4. Hybridoptionen ableiten
Meiner Erfahrung nach funktioniert meist keines der Modelle für sich allein genommen richtig gut: Organisation, die wir für Unternehmen entwickeln, werden nicht auf der „grünen Wiese“ entworfen, sondern bauen auf eine laufende Realität auf und sind folglich evolutionär entstanden und nicht konzeptionell. Vor allem, wenn auf funktional, regionale oder kulturelle sowie auch produkt- oder marktspezifische Besonderheiten eingegangen wird, braucht es eine Form der Aufbauorganisation, die beweglich agieren kann.
Mein Tipp: Daraus folgt oftmals ein hybrides Organisationsmodell, das verschiedene Ansätze kombiniert und damit versucht, das laufende Geschäft zu unterstützen (“run the business“) als auch strategische Handlungsfelder zu entwickeln („change the business“).
5. Entscheidungsmechanismen festlegen
Nun gilt es, klare Entscheidungswege innerhalb der Organisation zu schaffen. Dabei solltest du nicht nur an bestehende Strukturen denken, sondern neue Entscheidungsräume schaffen, die den Anforderungen des Geschäftes entsprechen.
Mein Tipp: Richte Gremien mit Personen ein, die die Kompetenzen haben, über Organisationsgrenzen hinweg die richtigen Entscheidungen treffen zu können.
6. Neuralgische Schnittstellen und Prozesse identifizieren
Entlang der neuen Aufbauorganisation gibt es nun die Ablauforganisation zu entwickeln: „Wie gut funktionieren die Prozesse und wo sind die neuralgischen Schnittstellen?“, ist die Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt.
Mein Tipp: Du solltest für die wesentlichen Teile des Geschäftes den zentralen Geschäftsprozess einmal aufschreiben – von der Auftragsgewinnung, über die Planung, Entwicklung, Umsetzung und Abwicklung bis zur Bezahlung („order to cash“). Markiere organisatorische Veränderungen – denn alles, was du neu einführst oder veränderst, sind neuralgische Punkte, die gut eingespielt sein wollen.
7. Change-Anforderungen berücksichtigen
Es ist unausweichlich, dass die neue Organisationsstruktur Gewinner und Verlierer hervorbringt. Vor allem Letztere gilt es zu identifizieren, denn du kannst davon ausgehen, dass es die Mitarbeiter sein werden, die Bedenken anmelden werden.
Mein Tipp: Biete Lösungen und Anreize für diejenigen, die in der Umstrukturierung Nachteile sehen, um somit Widerstände zu vermeiden oder zumindest zu minimieren – Mache Betroffene zu Beteiligten.
Fazit: Nachhaltiger Erfolg durch kontinuierliche Organisationsentwicklung
Durch eine strukturierte Herangehensweise und die Berücksichtigung der vorgestellten Tipps kannst du die Effizienz deiner Organisation steigern und langfristigen Erfolg sicherstellen.
Bedenke aber immer auch, dass die erfolgreiche Gestaltung einer Aufbau- und Ablauforganisation ein kontinuierlicher Prozess ist. Du solltest offen sein für Veränderungen und Anpassungen, um mit den sich ständig ändernden Marktbedingungen Schritt zu
Brauchst du Unterstützung bei der Gestaltung deiner Aufbau- und Ablauforganisation? Dann melde dich gerne für ein erstes unverbindliches Gespräch bei uns.
